Инициативное письмо образец

Виды служебных писем


Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера. Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу). Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Деловая переписка – примеры писем

Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке.

В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский. Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть.
Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы.

Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!».

Однако, использовать имя не обязательно.

Письмо с предложением о сотрудничестве

В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента.

Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным.

Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании.
При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка. В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника.

Письмо-просьба

Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Рекомендуем прочесть:  Сырье для заготовки дров

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем. Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Служебное письмо (образец)

Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:Сопроводительным.

В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.Претензионным.

То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).Инструктивным. В тексте даны определенные указания.Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.Рекламным.
Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.Письмом-извещением.

Сведения о проведении публичных мероприятий.Письмом-подтверждением.

Образец написания делового письма


Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу. Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги: Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления.
Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота. Предложения строятся логично, в четкой последовательности.

Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)

Они базируются на проблемах, целях и иерархии решаемых вопросов. Если единственной задачей сообщения является необходимость передать определенные сведения, то послание называет информационным. В зависимости от типа данных, тексты бывают нескольких разновидностей.

Рассмотрим ключевые виды информационных писем. Извещение направлено на то, чтобы сообщить важные сведения группе лиц. Например, всех сотрудников информируют о том, что состоится корпоратив и на него приглашены все работники с супругами.

Иногда извещение бывает повторным, оно носит характер нарочного исправленного текста. Рекламные сообщения на русском языке – это краткое описание преимуществ товара или услуги, побуждающее совершить покупку.

Иногда уставные послания информируют исключительно об акциях и скидках. Подобного рода послания в большинстве случаев содержат официальную информацию, предназначенную для широкого круга получателей.

Как написать письмо-напоминание

Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции. Письмо-напоминание обязательно должно содержать сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника), причину напоминания, а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).

Рекомендуем прочесть:  Как посмотреть фото штрафа уже оплаченого

Как написать официальное письмо

В частности, в бланках всегда должно быть:

  1. номер контактного телефона, номер факса и индекс;
  2. номер исходящего послания и дата его составления;
  3. если у организации есть сайт, то в реквизитах его тоже нужно обозначить, как и адрес электронной почты.
  4. адрес (юридический и почтовый);
  5. ИНН, КПП, код ОКПО, номер документа по ОКУД (если он имеется);
  6. на бланках государственных учреждений должен быть государственный герб, на бланках коммерческих предприятий – логотип или эмблема;
  7. наименование организации-отправителя (полное и сокращенное);

Информационные письма могут быть самыми различными:

  1. подтверждающими;
  2. извещательными;
  3. рекомендательными;
  4. инструкционными;
  5. сопроводительными;
  6. пригласительными и т.д.
  7. гарантийными;
  8. рекламационными;

То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам.

Деловое письмо

Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу. Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия».

От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

  • «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
  • «Скрытая копия». О факте отправки
  • «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.

Инициативные письма примеры

Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно. Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения.

Важно Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную.

Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма. Образец письма-приглашения (.doc) Письмо-просьба.

Образец письма-просьбы Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др.

Образец делового письма

Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных.

При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

Комментарии 0